Rekisteriseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien yrityksemme palveluja. Tarkempi kuvaus palveluistamme löytyy verkkosivuiltamme tai kysyttäessä meiltä.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan:

  • miten yrityksemme käsittelee asiakkaiden henkilötietoja
  • minkälaisia henkilötietoja yrityksemme voi kerätä asiakkaista
  • mihin tarkoituksiin yrityksemme voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja
  • asiakkaan oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Luhtavilla Oy
1100221-2
FysioLuhtavilla

Yhteystiedot:
Muurarinkuja 1
02650 Espoo

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Luhtavilla Oy / Tuuli Luhtalampi
Muurarinkuja 1
02650 Espoo
0407421500
tuuli@luhtavilla.fi

2. Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri, potilastietorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen.

Rekisteri sisältää asiakkaan käynti-, hoito- ja tutkimustiedot, jotka rekisteröidään Diarium asiakastietojärjestelmään. Potilas- ja asiakastietorekisterin tarkoitus on asiakassuhdetietojen, asiakaskäyntien ja asiakaspalautteiden kirjaaminen ja arkistointi.

Asiakastietoja voidaan käyttää myös yrityksen suoramarkkinointiin ja yrityksen oman toiminnan seurantaan ja tilastointiin.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen.

Rekisteri sisältää asiakkaan käynti-, hoito- ja tutkimustiedot, jotka rekisteröidään Diarium asiakastietojärjestelmään. Potilas- ja asiakastietorekisterin tarkoitus on asiakassuhdetietojen, asiakaskäyntien ja asiakaspalautteiden kirjaaminen ja arkistointi.

Asiakastietoja voidaan käyttää myös yrityksen suoramarkkinointiin ja yrityksen oman toiminnan seurantaan ja tilastointiin.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Asiakasrekisteriin kerätään yrityksen asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Myös tallennettu kuva ja ääni ovat henkilötietoja, jos yksityishenkilö on niistä tunnistettavissa. Liiketilassa on tallentava kameravalvonta omaisuuden ja henkilöstön turvaamiseksi.

Yrityksen edustajat käyttävät henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen seuraavia rekistereitä:

  • Diarium asiakastietojärjestelmä
  • Paperiset esitietolomakkeet
  • Laskutusohjelma
  • Tallentava kameravalvonta
  • Sähköposti sekä muut asiakasyhteydenotot

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • asiakassuhteen hoitaminen
  • palveluistamme tiedottaminen ja markkinointi
  • palvelun kehittäminen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus ja syntymäaika
  • Osoite
  • Puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Asiakastiedot

  • Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
  • Asiakassuhteen alkamisaika
  • Hoitojaksoa koskevat tiedot
  • Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen tuuli@luhtavilla.fi

  • Tarkastusoikeus
    Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
  • Vastustamisoikeus
    Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Suoramarkkinointikielto
    Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
  • Poisto-oikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  Pyyntö käsitellään säädetyssä yhden kuukauden määräajassa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
  • Suostumuksen peruuttaminen
    Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
  • Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
  • Valitusoikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kertyy yrityksen omassa toiminnassa. Tiedot saadaan rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään hoito- tai palvelussuhteen alkaessa ja asiakassuhteen aikana. Lisäksi tietoja saadaan asiakkaan osallistuessa ilmaisiin tapahtumiin, kilpailuihin tai arvontoihin.

Tiedot, joita keräämme ovat aina asiakkaan itsensä meille luovuttamia. Emme kerää tietoja ulkopuoliselta taholta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Asiakasta koskevia tietoja luovutetaan vain asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Lupa tähän pyydetään rekisteritietolomakkeella hoitojakson alkaessa. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselleen, hoitojakson/lähetteen antaneelle taholle ja maksajataholle.

Muussa tapauksessa henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

8. Käsittelyn kesto

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa tai lainsäädäntö vaatii (mm. potilasasiakirjat).
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä Luhtavilla Oy ja tämän tiloissa toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joille tämä on työn suorittamisen kannalta välttämätöntä.

Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kirjanpito ja tekninen tuki on ulkoistettu.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä. Paperisessa muodossa olevat henkilöasiakirjat säilytetään lukituissa arkistokaapeissa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

  • Diarium

Asiakas- ja potilastiedot on tallennettu Diarium järjestelmän tietokantaan. Tietoja voi selata ainoastaan ohjelman kautta. Järjestelmään pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jokaisesta lomakkeen avauksesta tallentuu tietokantaan merkintä siitä, kuka katsoi henkilön tietoja.

Käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin on määritetty siinä laajuudessa kuin asiakassuhteen hoitaminen sitä edellyttää. Asiakas- ja potilastietoihin pääsevät vain järjestelmän ylläpitäjä sekä sopimussuhteessa olevat itsenäiset ammatinharjoittajat. Organisaatiotason tietoihin pääsee vain järjestelmän ylläpitäjä.

  • Laskutusohjelma, asiakasyhteydenotot, tallentava kameravalvonta

Näihin sähköisiin järjestelmiin pääsy on aina salasanan takana. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joille tämä on työn suorittamisen kannalta välttämätöntä.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Päivitetty 21.2.2019